Assistant vocal IA pour prendre des rendez-vous par téléphone
Voicebot qui décroche, qualifie et prend des RDV (artisans, services).
Exemple fictif d’un agent IA vocal qui décroche, note le motif et l’adresse, propose un créneau libre et passe la main à une personne si besoin.
Essayez la démo
Exemple fictif réalisé par WebAiLab pour montrer le rendu et les interactions ; les données sont imaginées.
Ce que montre cette réalisation
- Statut
- Projet interne WebAiLab
- Besoin illustré
- Les appels manqués pendant une intervention sont autant de clients perdus pour le concurrent suivant
- Fonctions montrées
- Décroché automatique avec accueil au nom de l’entreprise ; Compréhension de la demande en langage naturel, avec reformulation ; Consultation de l’agenda et proposition de créneaux
- À définir pour votre projet
- Les outils à connecter, les droits d’accès, l’hébergement et le budget, fixés dans le devis.
Public cible
- Artisans qui répondent mal au téléphone en plein chantier
- Cabinets et agences de services dont l’accueil sature
- Centres d’appels de petite taille avec des plages hors ouverture
- Dirigeants de PME qui veulent un premier niveau de réponse vocal
Problématiques résolues
- Les appels manqués pendant une intervention sont autant de clients perdus pour le concurrent suivant
- Le même agenda est tenu à la main, avec des doubles réservations quand deux personnes décrochent
- Il est difficile de savoir combien d’appels sont des demandes de rendez-vous et combien sont des questions simples
Notre approche
Un voicebot qui décroche, comprend la demande et propose un créneau libre
Une qualification courte à l’oral : motif, adresse, urgence, coordonnées
Un transfert à une personne quand l’appelant demande à parler à quelqu’un
Fonctionnalités clés
Découvrez les fonctionnalités qui font la différence
Décroché automatique avec accueil au nom de l’entreprise
Compréhension de la demande en langage naturel, avec reformulation
Consultation de l’agenda et proposition de créneaux
Confirmation du rendez-vous par SMS via Twilio
Passage à un humain sur mot-clé ou après deux incompréhensions
Journal des appels transcrits, avec droits d’accès limités
Comment ça marche
Notre processus en 6 étapes
Écoute d’appels habituels pour repérer les motifs fréquents et les formulations
Rédaction du script d’accueil, des règles d’escalade et des phrases interdites
Prototype sur un numéro de test, validé par les personnes qui décrochent aujourd’hui
Branchement de VAPI, du modèle OpenAI et de Twilio à l’agenda de l’entreprise
Relecture régulière des transcriptions pour corriger les incompréhensions
Mise en service sur le numéro principal, puis ajustement du ton de la voix
Exemple imaginé
Imaginons un plombier qui passe ~2h/jour à répondre au téléphone entre deux chantiers. Un assistant vocal décroche, note l’adresse et le motif, propose un créneau et ne dérange l’artisan que pour les urgences, avec la transcription de l’appel disponible ensuite.
Dans le détail de cette démo
À qui elle s’adresse exactement
Cette démo parle à l’artisan ou au dirigeant de très petite entreprise qui rate des appels parce qu’il est sous un évier, sur un toit ou en rendez-vous, et qui sait qu’un client non rappelé dans l’heure appelle le suivant. Elle parle aussi au cabinet dont l’accueil sature à l’heure du déjeuner. Elle ne s’adresse pas à un centre d’appels de grande taille : le périmètre est une entreprise qui prend des rendez-vous selon un agenda simple, avec quelques motifs de visite bien identifiés.
Les données qu’elle manipule
- L’enregistrement et la transcription de l’appel, conservés pour une durée définie à l’avance et accessibles aux seules personnes autorisées.
- Le numéro de l’appelant, son nom, l’adresse et le motif de sa demande, tels qu’il les prononce.
- L’agenda de l’entreprise, lu pour proposer des créneaux réellement libres.
- Les créneaux proposés, acceptés ou refusés pendant l’appel.
- Le journal des passages à un humain : mot-clé prononcé ou deux incompréhensions de suite.
Un cas limite : l’appelant qui parle d’une urgence
Un appelant dit qu’il y a de l’eau qui coule du plafond de son voisin du dessous. L’assistant ne doit pas poursuivre sur le ton d’une prise de rendez-vous ordinaire. Dès qu’un mot d’urgence est reconnu, la démo arrête de proposer des créneaux, transfère l’appel vers le téléphone de l’artisan et, si celui-ci ne décroche pas, envoie immédiatement un SMS avec le numéro rappelé et le motif. Elle ne tente pas de diagnostiquer la panne ni de donner de conseil technique : elle fait suivre l’appel, c’est son seul rôle dans ce cas.
Un exemple imaginé, sans client
Imaginons un mercredi où l’artisan est à deux mètres du sol sur une toiture. Une cliente appelle, l’assistant décroche au nom de l’entreprise, note l’adresse, propose le vendredi matin et envoie un SMS. L’artisan lit la transcription à midi et ne rappelle que pour un détail technique.
Les limites assumées
- Les voix, les accents et le bruit de chantier dégradent la compréhension ; c’est pour cela qu’un passage à un humain est prévu.
- L’assistant n’engage pas l’entreprise sur un prix ni sur un diagnostic.
- L’enregistrement des appels demande d’informer l’appelant dès le début et de respecter les durées de conservation décidées avec vous.
- La démo ne reconnaît pas les appelants par leur voix et n’y prétend pas.
Ce que vous pouvez vérifier avec nous
- Appeler avec une demande simple de rendez-vous et vérifier la reformulation prononcée.
- Dire un mot d’urgence et regarder la bascule vers un humain.
- Se tromper volontairement deux fois de suite pour déclencher le passage à une personne.
- Lire la transcription de l’appel et la comparer avec ce qui a été dit.
- Vérifier que le SMS de confirmation contient la date, l’heure et l’adresse.
Ce qu’il faut préparer de votre côté
- La liste des motifs de rendez-vous que l’assistant a le droit de prendre, et ceux qu’il doit transmettre.
- Un numéro de transfert fiable pour les urgences et une personne de repli.
- Le texte d’information donné à l’appelant sur l’enregistrement.
- Les plages d’agenda que vous acceptez de réserver à ce canal.
Questions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir sur ce projet
Le voicebot peut-il prendre un appel complexe ?
Les appels sont-ils enregistrés ?
La voix est-elle reconnaissable comme artificielle ?
Combien de temps pour un POC vocal ?
Que fait l’assistant vocal quand l’appelant parle d’une urgence ?
L’assistant vocal peut-il annoncer un prix ou un diagnostic au téléphone ?
À quelles entreprises s’adresse un assistant vocal de prise de rendez-vous ?
Pour aller plus loin
Ce projet est un exemple fictif réalisé par WebAiLab : voici le service qui permet de le concrétiser, des guides de métiers proches et d’autres démonstrations.
Le service derrière ce projet
Pour un projet de ce type, WebAiLab propose :
Agent IA pour entrepriseDes guides de métiers proches
D’autres démonstrations
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