CRM sur mesure pour TPE et PME
Un CRM sur mesure est un outil de gestion de la relation client conçu autour de votre façon de travailler : demandes, fiches clients, devis, documents, suivi et factures au même endroit, avec des droits d’accès par rôle. Il s’adresse aux TPE et PME de tous secteurs. Un CRM du marché paramétré convient aux besoins standards ; WebAiLab peut réaliser l’un ou l’autre selon votre besoin.
Quelles fonctions, de la demande à la facture ?
Le CRM suit le parcours d’un client, de la première demande à l’encaissement. Pour chaque étape, le tableau indique qui voit quoi : ces réglages sont des exemples, arrêtés avec vous au cadrage.
| Étape | Fonction | Qui voit quoi | Exception courante |
|---|---|---|---|
| Demande | Chaque demande (formulaire du site, appel saisi en quelques secondes, e-mail) crée une fiche avec son origine et son responsable. | Toute l’équipe commerciale voit les nouvelles demandes ; seul le responsable désigné les modifie. | Une demande sensible peut être réservée à la direction. |
| Fiche client | Coordonnées, contacts, historique des échanges et pièces jointes sont réunis dans une fiche unique. | Lecture pour l’équipe concernée ; modification limitée aux personnes habilitées. | Les notes internes peuvent rester invisibles pour un intervenant externe. |
| Devis | Le devis est rattaché à la fiche, avec un statut (envoyé, relancé, accepté, refusé) et une date de relance. | Le commercial prépare ; un responsable peut valider avant envoi. | Les remises ou les montants élevés peuvent exiger une validation de la direction. |
| Documents | Modèles de documents, pièces jointes et versions successives sont rangés dans le dossier du client. | Accès par dossier : chacun ne voit que les dossiers de son périmètre. | Un document confidentiel peut être limité à quelques comptes nommés. |
| Suivi | Tâches, rendez-vous et statuts indiquent la prochaine action et la personne qui la porte. | Chaque personne voit ses tâches ; le responsable voit celles de son équipe. | Un remplaçant temporaire peut recevoir un accès limité dans le temps. |
| Facture et relances | Le calendrier de paiement et les relances d’impayés apparaissent dans la fiche, avec ce qui reste à facturer et à encaisser. | La facturation est réservée aux personnes habilitées ; les autres voient seulement le statut. | Si votre logiciel de facturation est conservé, il reste la référence et le CRM en affiche l’état. |
Quelles fonctions par catégorie ?
Données et fiches
Champs, statuts et listes de choix adaptés à votre activité, recherche et filtres, historique des modifications.
Communication
E-mails modèles, notifications internes et rappels de rendez-vous, rattachés à la fiche concernée.
Documents
Modèles, pièces jointes et versions. La signature électronique est une option, à prévoir au devis.
Automatisations
Tâches de relance, changements de statut, alertes : elles s’arrêtent dès que la situation évolue. Voir l’automatisation pour PME.
Exports
Listes et tableaux exportables en formats ouverts (CSV), pour votre comptable, un autre outil ou un changement futur.
Droits d’accès
Un compte par personne, des rôles (direction, commercial, assistant, intervenant externe) et des vues limitées au nécessaire.
Tableaux de bord
Une page d’accueil qui répond aux questions du dirigeant : demandes nouvelles, devis en attente, tâches en retard, factures à encaisser.
Intégrations
Connexion aux outils que vous conservez, selon leurs API : voir le tableau ci-dessous.
Les relances reposent sur les principes de l’automatisation IA pour PME, et le CRM lui-même relève du développement d’application web métier.
Quelles intégrations avec vos outils ?
Trois cas se distinguent, pour éviter toute mauvaise surprise.
| Cas | Exemples de types d’outils | Condition |
|---|---|---|
| Possibles selon les outils et leurs API | Agenda, messagerie, formulaire du site, outil de facturation ou de comptabilité, signature en ligne. | Faisable si l’outil expose une API ou un export exploitable et si votre abonnement l’autorise. |
| À étudier au devis | Logiciel métier ancien, outil sans API, flux de données volumineux, synchronisation dans les deux sens. | Faisabilité, coût et délai sont établis au cadrage, avant tout engagement. |
| Aucune promesse de marque précise | Aucune connexion à un logiciel nommé n’est promise à l’avance. | Les API changent et dépendent de l’éditeur : la liste des connexions retenues figure au devis. |
Que contient la première version, et quelles sont les options ?
Nous livrons d’abord une version utilisable, testée par vos équipes, avant d’ajouter d’autres fonctions. Le périmètre exact figure au devis. Un projet type de CRM en donne un exemple détaillé ; c’est un scénario, pas une réalisation pour un client. Pour un exemple sectoriel parmi d’autres, voir la page CRM pour la rénovation énergétique.
Dans la première version
- Boîte unique des demandes, fiches clients et statuts
- Devis suivis avec relances et tâches
- Dossier de documents par client
- Comptes par personne et rôles
- Tableau de bord simple
- Accès depuis le navigateur, ordinateur et téléphone
En option
- Reprise d’un historique volumineux ou issu d’un ancien logiciel
- Connexion à la comptabilité ou au logiciel de facturation conservé
- Signature électronique des devis
- Rôles et droits détaillés pour de nombreuses équipes
- Évolutions après la mise en service : nouveaux écrans, nouveaux statuts
Que deviennent vos données : reprise, sauvegarde et sortie ?
- Reprise des données existantes (tableurs, anciens outils) avec une table de correspondance des champs et un test sur un échantillon.
- Sauvegardes de l’application et des données, dont le principe est précisé au devis.
- Tests avec vos équipes sur de vraies données avant l’ouverture.
- Remise des accès et des données selon les conditions du contrat, avec un export dans un format ouvert.
Pour préparer la reprise, suivez la checklist pour migrer un logiciel métier sans perdre ses données. Côté sortie, la CNIL recommande, pour la portabilité des données personnelles, des formats ouverts comme le CSV ou le JSON, et déconseille l’image ou le PDF, non structurés (CNIL, le droit à la portabilité). Pour la propriété, les droits sur la réalisation sont transférés après paiement complet (conditions générales de vente, article 7) ; voir ce que précise votre devis et à qui appartient votre site.
Quel budget prévoir pour un CRM sur mesure ?
Le CRM complet est établi sur devis, après un cadrage. Les offres ci-dessous sont des prix publiés pour d’autres prestations.
- CRM sur mesure complet : Sur devis : le prix dépend du nombre d’étapes, d’utilisateurs, de rôles et de liaisons avec vos outils.
- Automatisation simple : Offre « Automatisation essentielle » à partir de 490 € HT : un scénario, jusqu’à 2 outils connectés. Elle ne couvre pas un CRM.
- Audit IA : 500 € HT, pour repérer les tâches à outiller en premier.
- Coûts récurrents possibles : Hébergement, abonnements d’outils tiers, maintenance : ils figurent au devis.
Le détail figure sur la page Tarifs. Pour savoir comment se déroule un projet, voyez comment se déroule un projet IA.
Questions fréquentes sur le CRM sur mesure
Peut-on partir d’un CRM du marché ?
Oui. Pour un besoin standard, un CRM du marché paramétré est souvent plus rapide à mettre en route. WebAiLab peut le paramétrer et le relier à vos outils, ou construire un outil sur mesure quand les règles de votre activité dépassent ce que le paramétrage permet. Le choix se fait au cadrage.
Quelle différence avec un CRM paramétré ?
Un CRM du marché se configure dans les limites de l’éditeur, avec un abonnement le plus souvent par utilisateur. Un CRM sur mesure est conçu autour de vos statuts, de vos écrans et de vos droits d’accès, avec un investissement initial sur devis puis de la maintenance.
Peut-on reprendre nos données existantes ?
Oui, à partir de tableurs ou d’un ancien outil, par export puis import avec une table de correspondance des champs et un essai sur un échantillon. La checklist de migration détaille les étapes.
Combien coûte un CRM sur mesure ?
Le CRM complet est chiffré sur devis après cadrage. Une automatisation simple démarre à partir de 490 € HT et l’Audit IA coûte 500 € HT, mais ces offres ne couvrent pas un CRM. Hébergement, outils tiers et maintenance peuvent s’ajouter.
À qui appartiennent le CRM et les données ?
Après paiement complet, les droits sur la réalisation sont transférés (conditions générales de vente, article 7). Les accès, les composants tiers soumis à licence et la remise des données sont précisés au devis.
Peut-on le connecter à nos outils actuels ?
C’est possible lorsque l’outil propose une API ou un export exploitable. Les cas plus complexes sont étudiés au devis, et nous ne promettons pas à l’avance la connexion à une marque précise.
Parlons de votre CRM
Le premier échange est gratuit : il permet de cadrer le périmètre et de vous proposer un devis adapté. WebAiLab est basée à Paris et accompagne ses clients dans toute la France, à distance.
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