Automatiser les dossiers administratifs d’une PME : projet type
Cette page décrit un exemple de projet que nous savons réaliser. Ce n’est pas le récit d’un client : aucun nom, témoignage ni résultat chiffré n’y figure.
Automatiser les dossiers administratifs d’une PME, c’est faire collecter les pièces par un lien de dépôt, contrôler automatiquement celles qui manquent ou expirent, relancer sans y penser et suivre chaque dossier dans un tableau. Les règles sont définies avec vous, une brique d’IA lit les documents, et une personne valide chaque dépôt ou envoi de document ; seules les relances que vous avez autorisées à l’avance partent seules.
Mis à jour le
Quel est le problème typique d’une PME avec ses dossiers ?
Une PME monte régulièrement des dossiers qui se ressemblent : une demande d’aide, un référencement chez un grand compte, une réponse à un appel d’offres simple, l’intégration d’un salarié, le renouvellement des attestations. Chaque dossier demande les mêmes allers-retours. Voici ce qui revient le plus souvent.
- Les pièces arrivent par e-mail, par courrier, par messagerie, dans des formats variés, et se perdent dans les boîtes de chacun.
- Personne ne sait d’un coup d’œil quel dossier est complet, lequel attend une pièce et depuis quand.
- Une attestation arrive à expiration sans que personne ne soit prévenu : le dossier est bloqué au pire moment.
- Les mêmes documents (courrier, formulaire, attestation sur l’honneur) sont retapés à la main à chaque dossier.
- Les relances dépendent de la mémoire d’une personne, donc s’arrêtent pendant ses congés.
Que construisons-nous pour automatiser ces dossiers ?
Six briques, qui se mettent en place l’une après l’autre. Vous pouvez en garder seulement quelques-unes.
Une liste de pièces par type de dossier
Chaque type de dossier (aide, référencement fournisseur, embauche, appel d’offres simple) a sa liste de pièces attendues, avec pour chacune son format, son émetteur et sa durée de validité éventuelle. La liste se modifie sans toucher au reste.
Un lien de dépôt pour la collecte
Le client, le fournisseur ou le salarié reçoit un lien personnel vers une page simple qui affiche les pièces attendues et permet de les déposer. Plus de pièces jointes éparpillées : tout arrive dans le bon dossier.
Un contrôle des pièces
Le système repère les pièces manquantes, illisibles ou arrivées à expiration. Une brique d’IA lit le document pour en extraire la date de validité ou le nom de l’émetteur ; une personne vérifie la valeur lue avant qu’elle soit retenue.
Des relances automatiques
Tant qu’une pièce manque, un rappel part à la fréquence que vous avez choisie, avec la liste de ce qui reste à fournir. Il s’arrête dès que le dossier est complet.
Des documents générés à partir de modèles
Courriers, formulaires, attestations et bordereaux sont produits depuis vos modèles, avec les informations déjà présentes dans le dossier. Une personne relit avant tout envoi ou dépôt.
Un échéancier et un tableau de suivi
Les dates de fin de validité alimentent un échéancier, avec une alerte avant chaque renouvellement. Un tableau montre tous les dossiers par statut : à compléter, à vérifier, complet, déposé, archivé.
Qu’est-ce qui change au quotidien ?
Voici, ligne à ligne, ce que l’automatisation modifie dans le travail d’une équipe. C’est une description du fonctionnement, pas un résultat mesuré chez un client.
| Avant | Après |
|---|---|
| Les pièces arrivent par e-mail, une par une, dans la boîte de chacun. | Un lien de dépôt range chaque pièce dans le bon dossier. |
| Pour savoir si un dossier est complet, il faut ouvrir les messages et comparer à une liste. | Le tableau de suivi affiche le statut de chaque dossier : à compléter, à vérifier, complet. |
| Une attestation expire sans prévenir et le dossier se bloque. | L’échéancier signale chaque fin de validité avant le renouvellement. |
| Les relances dépendent de la mémoire d’une personne. | Les rappels que vous avez autorisés partent seuls, à la fréquence choisie, et s’arrêtent quand le dossier est complet. |
| Les courriers et formulaires sont retapés à la main pour chaque dossier. | Ils sont produits depuis vos modèles, puis relus avant envoi. |
| Les dates de validité sont recopiées à la main depuis chaque document. | Une brique d’IA propose la date lue, et une personne la vérifie avant qu’elle soit retenue. |
À quoi ressemble le suivi d’un dossier ?
Voici une maquette simple de l’écran de suivi d’un dossier : les pièces attendues, leur statut, la prochaine relance et la validation par une personne.
Quelles sont les étapes du projet ?
Le déroulé général d’un projet d’IA est décrit sur la page comment se déroule un projet IA. Pour ce projet type, il se décline ainsi.
1. Cadrer le périmètre
Un ou deux types de dossier au départ, pas tous. On liste les pièces, les personnes concernées et les points où le temps se perd aujourd’hui.
2. Dessiner le parcours
Statuts du dossier, règles de relance, moments où un humain valide. Le parcours est écrit et relu avec vous avant tout développement.
3. Construire la collecte et le contrôle
Lien de dépôt, liste de pièces, contrôle des dates, lecture par IA et écran de vérification pour la personne qui valide.
4. Brancher les relances et les modèles
Messages de rappel, génération des documents depuis vos modèles, échéancier des renouvellements.
5. Tester sur des dossiers réels
Essai sur quelques dossiers de votre activité, ajustement des règles, prise en main par l’équipe.
6. Archiver et faire évoluer
Classement final de chaque dossier, durée de conservation appliquée, puis ajout d’un nouveau type de dossier une fois le premier stabilisé.
Qu’est-ce qui est livré à la fin ?
- Le parcours de dossier documenté (statuts, règles, validations).
- La liste des pièces de chaque type de dossier retenu.
- La page de dépôt par lien personnel, utilisable sans compte.
- Le contrôle des pièces avec lecture des dates et écran de vérification humaine.
- Les messages de relance et les modèles de documents.
- L’échéancier des renouvellements et le tableau de suivi.
- Une courte documentation d’utilisation et une prise en main avec l’équipe.
Le périmètre exact dépend des types de dossier retenus et des outils que vous utilisez déjà. Il est écrit dans le devis.
Que comprend une première version, et que chiffre-t-on en option ?
Une première version couvre l’essentiel de la collecte et du suivi. Le reste se chiffre en option, selon votre besoin et vos outils.
Dans la première version
- La liste des pièces par type de dossier.
- Le lien de dépôt personnel.
- Le contrôle des pièces manquantes.
- Les relances que vous avez autorisées à l’avance.
- Le tableau de suivi des dossiers.
En option, sur devis
- La lecture des dates par IA, avec vérification humaine.
- La génération de documents depuis vos modèles.
- L’échéancier des renouvellements.
- La connexion à votre GED ou à votre stockage existant.
- La signature électronique.
Un scénario simple relève de l’offre « Automatisation essentielle », à partir de 490 € HT. Le reste est chiffré sur devis après le cadrage, comme l’explique la section sur le budget.
Quel budget prévoir, et qu’est-ce qui dépend du devis ?
Trois points de départ, selon l’ampleur du besoin :
- Un scénario simple (par exemple, relancer automatiquement les pièces manquantes) : offre « Automatisation essentielle », à partir de 490 € HT.
- Un cadrage préalable : l’audit IA est à 500 € HT.
- Le projet complet décrit ici : sur devis, après le cadrage.
Le devis dépend du nombre de types de dossier, du nombre de pièces à lire par IA, des outils à relier et du nombre d’utilisateurs. Les abonnements tiers et la consommation éventuelle d’API ne sont pas inclus dans les offres d’entrée. Les tarifs sont détaillés sur la page tarifs; le traitement de documents contenant des données personnelles est abordé sur la page IA conforme au RGPD.
Qu’est-ce qui reste humain dans ce projet ?
L’outil prépare, contrôle et relance. La décision et la validation restent à vous. Le tableau précise le rôle des règles, de l’IA et d’une personne pour chaque tâche.
| Tâche | Règles | Brique d’IA | Humain |
|---|---|---|---|
| Lister les pièces par type de dossier | Règles définies avec vous | Aucune | Vous validez la liste |
| Lire une date ou un émetteur sur un document | Format attendu et champs obligatoires | Lecture et extraction | Vérification avant prise en compte |
| Relancer pour une pièce manquante | Fréquence et arrêt définis | Aucune | Vous gardez la main sur le ton et la liste |
| Générer un document depuis un modèle | Champs remplis depuis le dossier | Aucune ou aide à la rédaction | Relecture avant envoi ou dépôt |
| Décider d’accepter, de déposer ou de refuser | Aucune décision automatique | Aucune | Décision humaine |
Côté données personnelles, la CNIL rappelle qu’une durée de conservation doit être déterminée selon la finalité du traitement, avec une base active puis un archivage intermédiaire séparé. L’étape d’archivage du projet applique la durée fixée avec vous pour chaque type de dossier.
Questions fréquentes
Quels dossiers administratifs peut-on automatiser ?
Ceux qui se répètent avec les mêmes pièces : dossiers de subvention ou d’aide, référencement de fournisseurs, appels d’offres simples, embauche et intégration, renouvellement d’attestations. Plus la liste de pièces est stable, plus l’automatisation est simple à mettre en place.
L’IA décide-t-elle à ma place si un dossier est complet ?
Non. Les règles de complétude sont définies avec vous. L’IA sert à lire un document pour en extraire une date ou un nom, et une personne vérifie ce qui a été lu. Aucun dossier n’est envoyé ou déposé sans validation humaine.
Mes fournisseurs ou mes salariés doivent-ils créer un compte ?
Pas nécessairement. Le lien de dépôt est personnel et affiche seulement les pièces attendues. On peut prévoir un compte si votre usage l’exige ; c’est un point à décider lors du cadrage.
Combien de temps garder les documents d’un dossier ?
Cela dépend du type de dossier et du texte qui s’applique. La CNIL rappelle qu’une durée de conservation doit être déterminée pour les données personnelles, selon la finalité du traitement. La durée de chaque type de dossier est donc fixée avec vous au cadrage, puis appliquée à l’archivage.
Combien coûte une automatisation de dossiers administratifs ?
Un scénario simple relève de l’offre « Automatisation essentielle », à partir de 490 € HT. Un audit IA est proposé à 500 € HT pour cadrer un besoin plus large. Un projet complet comme celui décrit ici est chiffré sur devis après le cadrage.
Peut-on relier l’outil à nos logiciels existants ?
Oui, selon les possibilités de vos outils : messagerie, stockage de fichiers, tableur, logiciel de gestion. On commence par ce qui fait gagner le plus de temps et on relie le reste ensuite.
Des dossiers administratifs à alléger ?
Décrivez-nous votre besoin : nous vous répondons sous 24 h, sans engagement.